【巡回指導ブログ】巡回指導の運行指示書対策｜作成が必要な運行・記載事項・変更時の対応
運行指示書は、長距離運行なら一律に作る書類でも、配車表を印刷して代用できる書類でもありません。乗務開始前と乗務終了後の点呼をいずれも対面で行えない運行では、運行管理者が運行ごとに作成し、運転者へ指示したうえで携行させる必要があります。
巡回指導では、対象となる運行を漏れなく抽出できているか、指示書の内容が実際の運行と一致しているか、変更時の記録や保存が適切かを確認されます。
運行指示書が必要となる基本的な場面
所属営業所を出発した後、遠隔地で乗務を終了し、翌日も遠隔地から乗務を開始するなど、乗務開始前点呼と乗務終了後点呼の双方を対面で実施できない乗務が対象です。一般に2泊3日以上の運行が典型ですが、日数の呼び方だけで判断せず、各乗務について開始前・終了後の対面点呼が可能かどうかで判断します。
さらに、このような乗務では、開始前・終了後の点呼に加えて、乗務途中に少なくとも1回、電話や業務無線など運転者と直接対話できる方法による点呼も必要です。
記載しておくべき事項
- 運行の開始・終了の地点と日時
- 乗務員の氏名
- 運行経路と主な経過地の発着日時
- 運行上注意を要する場所
- 休憩地点と休憩時間
- 運転または業務を交替する地点
- その他、安全確保のために必要な指示
高速道路名や主要な経由地だけでは、実際の休憩、運転交替、到着予定を確認できない場合があります。乗務割、配車表、改善基準告示に基づく拘束時間・休息期間と整合するよう、実行可能な計画を記載してください。
作成者は運行管理者
運行指示書の計画立案は運行管理者が行います。補助者が資料作成や運転者への伝達を補助することはできますが、運行管理者の判断を経ずに、配車担当者や運転者が形式的に作成する運用は適切ではありません。
作成後は、運転者に内容を確実に伝え、運転者が携行する原本と営業所で保管する写しの内容を一致させます。
運行途中で計画が変わった場合
帰り荷の追加、経路変更、到着時刻の変更などが生じたときは、口頭連絡だけで終わらせません。運行管理者は営業所保管の写しへ変更内容を記載し、電話等で適切な指示を行い、運転者にも携行中の運行指示書へ変更内容を記載させます。
その際、指示を行った日時と運行管理者の氏名も、双方の書類へ記録します。原本と写しの一方だけが変更されていると、指示の経緯を説明できなくなるため注意が必要です。
途中から対象運行になった場合も作成する
出発時には日帰り予定で運行指示書が不要だったものの、運行途中で宿泊が必要となり、開始前・終了後の双方を対面点呼できない乗務へ変わることがあります。この場合も、運行管理者は運行指示書を作成し、電話等で運転者へ必要な指示を行います。
突発変更時の作成方法、送付方法、運転者による記載方法を社内手順として決めておくことが実務上重要です。
保存期間と巡回指導前の照合
運行指示書は、運行終了の日から1年間保存します。巡回指導前には、運行指示書だけを単独で見るのではなく、点呼記録、乗務記録、デジタコ、乗務割、配車表、高速道路の利用記録などと照合してください。
- 対象運行について指示書が漏れなく作成されているか
- 開始・終了日時と点呼記録が一致するか
- 途中点呼が記録されているか
- 休憩・宿泊・運転交替の計画に無理がないか
- 変更時に原本と写しの双方へ記録したか
- 運行終了日から1年間分を検索・提示できるか
運行指示書は電磁的記録で作成・保存することも可能ですが、法令上必要な内容が欠けず、運転者への携行・伝達と営業所での保存が確実に行える運用が必要です。
まとめ
運行指示書対策では、まず対象運行を正しく判定することが出発点です。運行管理者が実行可能な計画を作り、運転者へ指示して携行させ、変更時には原本と写しの双方を更新し、運行終了日から1年間保存します。点呼記録や乗務記録と照合し、書類と実際の運行が一致する状態にしておきましょう。
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Ican行政書士事務所／運送業許可・更新サポートセンター
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本日の専門家紹介：前西原 清城先生（神奈川県）
前西原清城先生は、神奈川県川崎市のOfficeうりずん行政書士事務所・社会保険労務士事務所の代表です。建設会社・運送会社での勤務経験に加え、タクシーや大型トラック等の運転、配車、整備管理者、運行管理者業務にも携わってきました。行政書士としての許認可手続と、社会保険労務士としての労務管理・労働時間管理の両面から、許可取得後の現場運営まで見据えた支援を行っています。
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