【巡回指導ブログ】巡回指導の連絡が来てから慌てない！日頃から確認したい帳票・記録の考え方

「巡回指導の連絡が来た。何を準備すればいいのだろう？」

この段階になって初めて、点呼記録や運転者台帳、指導監督の記録などを確認し始める運送事業者も少なくありません。

しかし、巡回指導への一番の対策は、直前に書類を整えることではありません。

日頃から法令に沿った運行管理・整備管理を行い、その実施状況を適切に記録しておくことです。

■ 巡回指導とは

貨物自動車運送適正化事業では、地方の適正化事業実施機関がトラック運送事業者への巡回指導などの活動を行っています。

巡回指導では、単に「書類がファイルに入っているか」だけを見るのではなく、運送事業を適正に運営するための管理が実際に行われ、その記録が残されているかを確認することが重要になります。

■ まず「帳票があるか」だけで終わらせない

巡回指導を控えたときは、点呼記録、運転者台帳、乗務等の記録、指導監督関係の記録、適性診断、健康診断、運行管理・整備管理関係の書類など、必要となる帳票・記録を整理します。

ここで重要なのは、「様式を持っている」ことと「適正に運用できている」ことは別だという点です。

例えば、点呼記録簿があっても、必要な点呼が実施されていなかったり、記録内容に漏れがあったりすれば、日常管理の見直しが必要です。

■ 記録同士の整合性も確認する

実務では、一つの帳票だけを見るのではなく、関連する記録を横断して確認することが大切です。

運転者の勤務、点呼、乗務の記録、教育・指導などが、実際の運行状況と矛盾していないか。

担当者だけでなく、経営者や運行管理者も含めて定期的に確認する仕組みを作っておくと安心です。

■ 指摘されてから直すより「事前点検」

巡回指導の通知を受けてから大量の書類を確認すると、時間が足りなくなります。

おすすめなのは、巡回指導の有無にかかわらず、定期的に自社の帳票・記録を点検することです。

不足している書類を探すだけでなく、「現在の運用そのものに改善すべき点がないか」という視点で確認しましょう。

■ まとめ

巡回指導対策で重要なのは、直前に書類を取り繕うことではありません。

日常の運行管理・整備管理を適正に行い、その事実を必要な帳票・記録として残しておくことです。

巡回指導の予定が入ったら、早い段階で現在の管理状況を確認し、問題があれば適正な運用へ改善していきましょう。

【巡回指導を控えている運送事業者の皆様へ】

「何から確認すればよいか分からない」
「帳票や記録に漏れがないか心配」
「巡回指導の前に専門家にチェックしてほしい」

このような場合は、Ican行政書士事務所の巡回指導対応サービスをご活用ください。

巡回指導に向けた準備や帳票・記録の確認など、運送業専門の行政書士としてサポートしています。

巡回指導対応サービス
https://vmymw.hp.peraichi.com/

Ican行政書士事務所／運送業許可・更新サポートセンター
代表・矢内
TEL：070-1389-0777