【巡回指導ブログ】巡回指導で確認される運転日報｜乗務記録の法定項目と1年保存
巡回指導では、いわゆる運転日報が毎日作成されているかだけでなく、貨物自動車運送事業輸送安全規則に定める事項が記録され、点呼記録やデジタコのデータと整合しているか確認されます。
日報の様式に決まった名称が付いていても、必要項目が空欄では十分ではありません。会社独自の簡易様式を使っている場合は、法定の「業務の記録」を満たしているか見直しましょう。
基本となる記録事項
事業用自動車の運転者等ごとに、主に次の事項を記録し、原則として1年間保存します。
- 運転者等の氏名
- 車両の登録番号など車両を識別できる表示
- 業務の開始・終了地点と日時
- 主な経過地点と業務に従事した距離
- 交替した場合の地点と日時
- 休憩・睡眠をした場合の地点と日時
- 事故、著しい運行の遅延、その他異常があった場合の概要と原因
- 運行途中に運行指示書が必要となった場合の内容
実際の法定項目は運行内容によって増えるため、自社の運行に合わせて最新条文と様式を確認してください。
大型車は荷待ち・荷役の記録にも注意
車両総重量8トン以上または最大積載量5トン以上のトラックでは、貨物の積載状況に加え、荷主都合で集貨・配達地点に待機した場合の記録が必要になります。
荷主都合による待機が30分以上となった場合には、集貨地点等、指定された到着日時、実際の到着・出発日時、積込み・取卸しの開始・終了日時などを記録します。荷役作業等を行った場合は、作業の開始・終了時刻、内容、荷主の確認を得たかどうかも記録対象です。
日報・点呼簿・デジタコの整合性
書類がそれぞれ存在していても、時刻や走行距離が食い違うと、実際の運行管理が行われていたか疑問を持たれます。次の組合せを月ごとに抜き取り確認すると効果的です。
- 日報の始業・終業時刻と点呼簿の点呼時刻
- 日報の走行距離とデジタコ・車両メーター
- 休憩・睡眠地点と運行指示書
- 荷待ち・荷役時間と運賃料金、請求資料
- 事故・異常記録と社内事故報告
よくある不備
- 出発地と到着地しかなく、開始・終了時刻がない
- 休憩を取っていても場所と時刻が記録されていない
- 車両を途中交替した記録がない
- 大型車の荷待ち・荷役記録がない
- 紙の日報とデジタコのどちらを正式記録とするか不明
- 1年未満で廃棄している
- 運転者が記入した後に管理者が確認していない
電子保存するときの実務
電子データで管理する場合は、運転者名、車両番号、日付で速やかに検索でき、必要に応じて表示・印刷できる状態を整えます。システムへ入力されているだけで安心せず、保存期間、バックアップ、退職者データ、システム変更時の移行方法を確認しましょう。
まとめ
運転日報は単なる走行メモではなく、法定の乗務記録です。基本項目、大型車の荷待ち・荷役記録、1年間の保存、他帳票との整合性を一体として管理しましょう。毎月数件を抜き取り点検する仕組みが、巡回指導直前の大量修正を防ぎます。
巡回指導を控えていて運転日報の項目が足りるか分からない、点呼簿やデジタコとの不一致を事前に確認したい、指摘後の改善を相談したい事業者様には、専門家が帳票と運用を確認し、必要な対応を支援します。Ican行政書士事務所の巡回指導対応サービスはこちらです。
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本日の専門家紹介：荒川崇先生（栃木県）
荒川崇先生は、栃木県日光市の行政書士あんしん法務事務所を拠点に全国対応しています。運送業の許可・更新、事業報告書、Gマーク取得、改善基準告示に沿った労務管理などを支援しています。運送業以外では相続・成年後見、貸切バス、交通事故、農地転用に取り組み、広域保険代理店も経営しています。
全国の運送業許可・更新サポートセンターメンバー
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