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監査対応

【監査ってなに?対策は?】

運送業を開業すると、「巡回指導」と「監査」という、聞きなれない言葉と出会います。両方とも、運輸局からの指導と処分がからんでいるためか、一般的にあまりよい響きではありませんね。

しかし、一般貨物自動車運送業を経営していく中で、経営者にとって、極めて重要な言葉でもありますので、ここでその違いと意味、そして対策法を押さえておきましょう。

 

1.巡回指導とは

巡回指導とは、地方貨物自動車運送適正化事業実施機関による巡回指導のことです。各県のトラック協会に所属する機関で、各地方運輸局と連携して、管轄内の運送事業者が法令に則ってが適正に実施されているかを確認し、指導するものです。

事業開始から約3か月後に初回が行われ、以後約2年に一回のペースで行われます。通常は、指導員が2名1組で訪問し、約2時間ほど、必要な書類を確認していきます。

調査は、定められた38項目をチェックし、実施結果によっA~Eの5段階の評価がされます。DかE評価の場合は行政処分や監査の対象になります。

また、巡回指導によって悪質な法令違反が発見されたときは、運輸支局に即時に通報され、監査が行われる場合もあります。

ですから、「監査とちがうなら大丈夫」と、甘く見るのではなく、しっかりとした対策を講じる必要があります。

巡回指導については、別の記事で詳しく説明していますので、そちらをご覧ください。

初めての巡回指導――対策のポイント

 

2.監査とは

「監査」は、巡回指導とは違って、地方運輸支局の監査課が行うもので、国土交通省の告示(「自動車運送事業等監査規則」と「自動車運送事業の監査方針について」)に基づいて行われます。

自動車運送事業等監査規則 

第2条(監査の目的)

監査は、自動車運送に係る事故防止の徹底を期するとともに、運輸の適正を図ることを目的とする。

つまり、運送事業の「事故防止」を目的に行われる行政行為です。

 

3.監査の種類

監査は、次の3つの種類に分類されます。

①特別監査

よく「トッカン」と言われるもので、監査の中では一番厳しいものです。

死亡事故や酒酔い運転者等の悪質違反等、運輸局への速報の対象となる事故を起こした場合、そして通常の監査による行政処分を受け、その後の改善命令に従わない場合等に実施されます。

②巡回監査

事故、苦情、通報などにより、法令違反が多い運送業者と疑われた場合に、行われます。こちらも抜き打ちです

巡回指導による改善命令に従わない場合、もしくは改善の見込みがない場合、さらに重大な事故を起こした場合も、この「巡回監査」が行われます。

近年、地域住民等の第3者からの通報や内部告発が増えており、巡回監査が実施される事業者も増加傾向にあります。

③呼び出し監査
上記の「特別監査」「巡回監査」以外で、都道府県公安委員会等からの通報等により違法性があり、監査を必要とする場合に行われます。事前に書面での通知が来て、原則として重点事項を定めて行われます。

これに関連して、新規許可事業者に対する許可書交付時等の「指導講習」の未受講事業者は、「呼び出し指導」というものも行われますので、知っておいてください。

3.監査対策のポイント

監査は、帳票類のチェックと事業者への質問で行われます。

ですので、何よりも日常的に、帳票類を法令に則って記載していることが重要ですし、ドライバーへの安全指導教育も重要な項目となります。

(重要となる帳票記載)

中でも監査で重視されるのが、「運転日報」「点呼簿」「安全指導教育」の3つの帳票です。

例えば、基本的には、以下のような項目が重点的にチェックされます。

  • 運転者への安全指導教育の年間計画を立てているか
  • 年間計画は実際に実施されているか
  • 運転者の連続運転時間や休息時間は法令通りに守られているか
  • 点呼(出庫時、入庫時)は必ず運行管理者または補助者により対面で実施されいるか

特に最近、運転者への12項目も安全指導教育の実施計画は、厳しく求められています。いくら口頭で、教育指導を行っている言っても、記録簿に正しく記載がなければ、認められません。

電話での点呼も、法律上、2泊3日以上の中間点呼以外は認められていません。

運行管理者か補助者による毎日の点呼も、「運行管理者が一人しかいないので難しい」と言っても、通用しません。

こうした形でチェックされ、最悪の場合、営業停止や運送業許可が取り上げられることになります。

(監査の重点項目)

つまり、下記の記の3項目は、日々の業務の中で正しく記載し、しっかりと管理しておくことが重要です。

①運転日報

・拘束時間は適性か(一日原則13時間、最大16時間(15時間超えは1週間について2回以内か)

・運転時間は適切か(2日を平均して1日当たり9時間以内か。連続運転時間は4時間以内か。1回連続10分以上、かつ合計30分以上の運転離脱は行っているか)

・休息期間は適正か。(継続に8時間以上とっているか)

※これらの記録は、運転手が、運転時間、休憩時間、待機時間、深夜時間、残業時間をタコグラフ(チャート紙)や運転日報に基づいて、集計しなければなりません。デジタコの場合は、運転手が正しく操作する必要があります。

②点呼簿

運行管理者による「対面点呼」が法令で定められているため、それが順守されているかが、監査時の指導員の重点チェック項目です。

二泊三日以外での電話による点呼や、運転者が、やむを得ない理由で事務所に戻れない場合以外、対面点呼は必ず行われなければなりません。(営業所と車庫がどんなに離れていても、対面点呼は必須です)。

また、運行管理者が勤務時間の関係で点呼が難しくても、補助者を選任すれば、補助者が点呼の3分の2まで行うことができますので、ぜひ工夫してみて下さい。

③安全指導教育

運転者への指導監督は、一般的な指導及び監督と、特定の運転者に対する特別な指導がありますが、運行管理者は、法令に則って、運転者に対する適切な指導及び監督を行わなければいけません。

そのためには、安全指導教育の年間計画を立て、計画的に実施し、その記録の残しておく必要があります。

(監査と巡回指導の違い)

お気づきの通り、監査の場合、チェックは巡回指導とは全く比較にはならないほど厳しく行われます。

普通、地方運輸局の監査は、監査担当官3人で、朝10時から5時まで行われます。その間、帳票類の不備や内容の矛盾がないかを、事業者や運行管理者に質問をします。

当日調査できなかった帳票があれば、持ち帰って調べます。

そうなった場合、何らかの違反項目がない事業者は少ないのではないでしょうか。ほとんどの場合、違反項目が指摘され、行政処分を受けることになります。

ですから、普段から、いつでも監査に入られても大丈夫なような、事業を行い、それをしっかりと帳票に記録し、保管しておくこと――つまり法令に則った安全な運送のための普段からの体制作りが、何にもまして運送事業者として求められていることなのです。

4.監査対応のまとめ

監査(巡回指導も同様です)の目的は、事故防止のためであり、そのために法令を遵守しているかどうか――その処罰の伴う、確認とチェックです。

監査では、運送事業者の責務である「無事故」を実現するために、国が定めた「法律を守っているか」「ルールを守っているか」――「法令を順守しているか」が徹底的に調べられるわけです。

監査は基本的には無通告で行われます。そして行政処分を受ければ、社会的にも経済的にも、大きなダメージを受け、事業の継続運営も難しくなりかねません。

そうならないためにも、繰り返しになりますが、いつ監査が入っても大丈夫な運送事業の運営体制の確立と、普段それを記録し、保管する「帳票類の整理・管理」が、極めて重要になります

 

運送業許可サポートセンター(Ican行政書士事務所)では、巡回指導のみならず、監査対策のための帳票チェック、監査・巡回指導の立会いサービスを行っています。

また、毎月の帳票チェックや安全教育の講師派遣などのサービスもご提供しています。

ぜひ一度、ご相談ください。

 

サービス内容 報酬額(税別)
監査対応のための
訪問帳票チェック
50,000円

 

コンプライアンス顧問契約(訪問帳票チェック及び安全指導教育支援) 10,000円(2カ月一回訪問)

20,000円(1カ月一回訪問)

 

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